De las hojas de cálculo a aplicaciones web y móviles: 3 ejemplos de transformación

En las empresas, el uso de hojas de cálculo como base de datos y creación de interfaces personales es más común de lo que se cree. Nos hemos reunido con cientos de personas durante nuestros proyectos de transformación digital que no encuentran soluciones de mercado con las lógicas de negocio o de proceso necesarias y por lo tanto crean de forma autónoma soluciones de Shadow IT, sin el consentimiento del Departamento de Informática y poniendo en peligro la seguridad de los datos.

Vemos tres casos en los que el Low-Code ha convertido estas soluciones en verdaderas aplicaciones web y móviles

Atención a clientes

El personal de atención a clientes de una empresa del sector minorista utilizaba hojas de cálculo para gestionar todos los datos y el historial de las solicitudes, a las que había añadido userforms para facilitar la búsqueda de los miles de datos que se han recolectado a lo largo de los años. Los archivos eran 4, de más de 1Gb cada uno y con la llegada del smartworking la gestión se había vuelto imposible: cada mañana los usuarios debían descargar los archivos, los modificaban durante el día y luego los recargaban por la noche en una carpeta compartida en línea. Todo esto traía problemas de duplicación de datos entre archivos, versiones diferentes entre personas del mismo equipo, seguridad de los datos, porque están en línea y en todos los ordenadores de los operadores, y de rendimiento de cálculo, dada la cantidad de datos en los archivos.

Gracias al Low-Code de WebRatio Platform las hojas de cálculo se convirtieron en una única aplicación web con cuatro secciones en solo cuatro semanas, eliminando todos los problemas de rendimiento, posibles errores derivados de arrastrar y copiar casillas de texto, los riesgos para los datos, mejorando el acceso y la posibilidad de utilizar las funcionalidades utilizadas por los operadores. La aplicación también permite el seguimiento de las actividades de análisis e informes útiles para controlar el rendimiento de la empresa.

Este sistema, además, puede ser el punto de partida para futuras ampliaciones con nuevas funcionalidades digitales que ayudan a potenciar el negocio, como sistemas de respuesta automática o de análisis predictivo.

Finanzas

Las hojas de cálculo se utilizaban también en el departamento de finanzas de una empresa del sector manufacturero para calcular los balances y las previsiones de gastos. La oficina recibía los datos de diversas fuentes internas, como la oficina de nóminas y contribuciones, y externas a la empresa, como organizaciones bancarias y financieras. Las hojas de datos financieros también se compartían a través de carpetas de red.

Este sistema generaba el riesgo de que la empresa perdiera el rastro de los ingresos y de los pagos, de tener déficits en los balances y de compartir datos importantes con terceros no autorizados al acceso.

En un mes, el Low-Code ha permitido transformar estos procesos desorganizados y arriesgados en una aplicación web, a la que pueden acceder tanto los usuarios empresariales como el personal autorizado de las organizaciones externas mediante autenticación, interfaz y funcionalidad personalizadas según los roles que desempeñan en el proceso

Análisis de Negocios

Una empresa de consultoría estratégica con varios miles de clientes utilizaba para cada uno de ellos un archivo con 40 hojas de cálculo que contenían todos los datos de negocio para mejorar el control de gestión: presupuesto, previsiones, gráficos, con máscaras para la investigación y el análisis. Los asesores de la empresa se enfrentaban a una gestión larga y compleja de los datos, siempre con el riesgo de duplicación, errores de transcripción y acceso por parte de terceros.

En dos meses, los miles de archivos se han convertido en una aplicación en línea, con formularios de búsqueda e introducción de datos, eliminando la posibilidad de errores y posibles riesgos.

La empresa también ha revolucionado su modelo de negocio, añadiendo gracias a la aplicación web una nueva fuente de ingresos: los clientes pueden acceder a diferentes tipos de información previa suscripción y está previsto crear una aplicación para smartphones y tablets para dar acceso móvil a los indicadores y análisis más importantes.

Los ejemplos muestran lo rápida que puede ser la transformación con el Low-Code de las soluciones de Shadow IT aumentando la seguridad, simplificando el acceso a los datos, disminuyendo drásticamente los tiempos de desarrollo de las actividades, aumentando la calidad del trabajo y la satisfacción de los colaboradores.

Todos estos resultados contribuyen a lograr en solo seis meses el punto de equilibrio sobre la inversión de una aplicación realizada con el Low-Code de WebRatio

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