Cómo evitar el gasto del 40% del presupuesto en Shadow IT
El Shadow IT, también llamado "Stealth IT" es la práctica de crear aplicaciones sin el consentimiento del departamento de TI de la empresa[1] .
Es muy popular entre el personal que no pertenece a los departamentos de informática, porque a menudo no está satisfecho con la velocidad de desarrollo de las soluciones digitales, o no cree que vale la pena involucrar a los desarrolladores en la realización de soluciones sencillas que, por ejemplo, se pueden crear con hojas de cálculo, bases de datos e interfaces personales, o se pueden encontrar en línea, como servicios de intercambio de datos, creación de pdf, manipulación gráfica, envío de correo electrónico, gestión de contactos…
El riesgo de seguridad del Shadow IT
El mayor riesgo de crear aplicaciones o utilizar servicios en línea sin la aprobación del Departamento de TI es la posible fuga de datos debido al incumplimiento de las políticas de seguridad.
El 79%[2] del personal de la empresa afirma que el mayor peligro del Shadow IT es la seguridad de los datos, porque en el 83%[2] de los casos los datos de la empresa se guardan en soluciones en la nube de las que el departamento de TI no tiene conocimiento.
“Para 3 de 4 personas el Shadow IT se convertirá en un mayor riesgo para la seguridad empresarial para el 2025” [2]
Otros riesgos se derivan de la posible rotación del personal, de los avances tecnológicos y del aumento del negocio de la empresa. Las hojas de cálculo, como las bases de datos personales y las lógicas contenidas en ellas, pueden perderse en el paso de entregas o no ser utilizables por quien las recibe, porque se pierde el know-how sobre cómo utilizarlas cuando el colaborador que ha realizado su aplicación personal abandona la empresa.
Dado que el Shadow IT no pasa por los procesos de calidad del Departamento de Tecnologías de la Información, en el caso de los nuevos avances tecnológicos, las aplicaciones personales realizadas con sistemas anteriores pueden dejar de ser utilizables con nuevas versiones, por ejemplo, de sistemas operativos, haciendo así que los datos ya no sean accesibles.
Cuando el negocio de la empresa crece, finalmente, los datos almacenados en las bases de datos personales se vuelven tan grandes hasta resultar inmanejables, causando pérdidas de información, bloqueos y errores que pueden falsear los resultados de los análisis.
Los costos del Shadow IT
Se estima que el Shadow IT representa el 40%[3] del presupuesto asignado a las soluciones informáticas y el 80%[4] de los encuestados admiten que utilizan soluciones no aprobadas por los departamentos de TI.
Pero no todo es negativo, la creación de estas aplicaciones por los expertos en negocios trae innovación: el 77%[4] de los profesionales creen que la empresa puede beneficiarse de la adopción del Shadow IT, porque las aplicaciones se vuelven “business-driven”, es decir, pensados y desarrollados por los expertos para resolver problemas de negocio y por lo tanto, con mayor eficacia en los resultados empresariales que las soluciones “technology-driven”, que en cambio están limitadas por cuestiones tecnológicas presentes de la empresa.
Pero también hay otros costos potenciales[5] relacionados con el Shadow IT: los costos relacionados con el personal que se dedica al desarrollo en lugar de a las actividades de negocio; los costos derivados de la pérdida de datos, el difícil acceso a las aplicaciones personales o la falta de integración con los sistemas empresariales; los costos generados por análisis equivocados, debido a errores en las hojas de cálculo y de difícil localización, por la falta de sistemas de validación presentes en las aplicaciones empresariales.
Cómo evitar el Shadow IT con el Low-Code
Si se comparan los costes y riesgos de la Shadow IT con los recursos y el tiempo necesarios para desarrollar rápidamente aplicaciones utilizando una plataforma Low-Code[6] como WebRatio Platform, son evidentes las ventajas como el aumento de la productividad de desarrollo, la capacidad de integración con los sistemas empresariales y el aumento de la participación entre el departamento de TI y los expertos en procesos empresariales.
El Low-Code reduce la carga de trabajo de los desarrolladores, que por lo tanto también puede desarrollar las soluciones que hasta ahora han sido Shadow, reduciendo a cero el riesgo de seguridad de los datos, porque la gobernanza de desarrollo vuelve a ser del Departamento de TI y pueden crear aplicaciones conformes a las políticas empresariales.
Los expertos en negocios se concentran únicamente en la mejora de los procesos y no deben utilizar tiempo y recursos para la programación, al utilizar lenguajes visuales, como BPMN or IFML como terreno común[6] con los desarrolladores.
Si, por ejemplo, las áreas de ventas y de back-office utilizan hojas de cálculo, bases de datos personales, sistemas de correo electrónico y facturas en la nube, la empresa debe asumir los costos de suscripción a los servicios en línea, a lo que hay que añadir el riesgo de compartir datos con terceros y los costos ocultos de la falta de integración entre los sistemas, la duplicación y la pérdida de datos, así como la falta de gestión compartida de los sistemas.
En pocas semanas se pueden reducir a cero estos costos recurrentes, creando un software de gestión a medida, con la tecnología Low-Code, que integre las funciones de customer relationship management, email marketing y facturación electrónica, para ser usado por todo el personal de ambas áreas de interés y accesible para el análisis de resultados, que de otro modo no serían visibles.
El Low-Code ayuda a gestionar el proceso de innovación en la empresa
La ventaja del desarrollo de Shadow IT de crear soluciones innovadoras orientadas a las empresas y realizadas directamente por expertos en procesos, con el Low-Code se convierte en parte de las actividades de la empresa: Es posible sacar a la luz desde la sombra a todas las aplicaciones y pruebas de concepto nuevas que no cumplen con las políticas empresariales, para desarrollarlas de manera coherente, consistente y estructurada por el Departamento de TI con el apoyo del personal de otras unidades de negocio. De esta manera no sólo se ahorra el 40% del presupuesto normalmente desperdiciado en soluciones momentáneas, no bien diseñadas y que ponen en riesgo los datos de la empresa, y también aprovecha la iniciativa de muchos profesionales que pueden ver sus propias ideas de servicios innovadores realizados en poco tiempo y compartidos entre varias áreas.
Veamos brevemente los resultados que se pueden obtener:
- mayor satisfacción del personal;
- mayor participación y estímulo a la innovación en la empresa;
- posibilidad de compartir y reutilizar aplicaciones en todas las áreas de la empresa;
- integración de los diferentes "micro servicios" para crear sistemas innovadores más complejos, que sirven a más personas y equipos en la empresa;
- mejora del seguimiento y análisis del uso de los sistemas de información empresarial;
- control más simple de todo el "parque de software", con el ahorro de recursos y presupuestos necesarios para la gestión.
¿Quieres digitalizar tus procesos? Solicita una demo >
Fuentes
[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Shadow_IT
[2] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics#security
[3] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics
[4] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics#usage
[5] https://www.techtarget.com/searchcio/tip/potential-costs-of-shadow-IT