Process Governance: el salto a la calidad con BPM y Low-Code

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La gobernanza de los procesos empresariales gestiona la alineación de las diferentes actividades con las necesidades de las partes interesadas internas y externas a la empresa. Se refiere a los procesos y decisiones que tienen como objetivo verificar el rendimiento, definir las acciones y asignar la titularidad de estas^[1].

Una buena gobernanza es fundamental para comprender, estandarizar y saber cómo mejorar la creación de valor dentro de la empresa y cómo se la transmite a los clientes.

La diferencia fundamental entre la gobernanza y la gestión de procesos es que la primera guía al segundo hacia los objetivos de negocio, controlando su coherencia. Pero la gobernanza sin la gestión de procesos de negocio no podría aplicar ninguna acción y, sobre todo, no tendría esa información fundamental para conocer el desarrollo de los procesos y decidir qué correcciones aplicar.

La información correcta es un patrimonio del que no puede prescindir la gobernanza y, gracias a la digitalización de las actividades tanto en las oficinas, como en las fábricas o en los sitios de construcción, hoy en día, es posible rastrear los datos de una manera detallada, simple, segura y confiable, de los cuales extraer la información necesaria para conocer el progreso de las actividades.

Entre los principios^[2] de una gestión correcta del proceso, la creación de modelos es fundamental, porque permite el diseño, la definición y selección de los recursos necesarios para tener un conocimiento profundo y compartido de los procesos de negocio.

Aquí entran en juego las herramientas Low-Code como WebRatio Platform, ya que integran sistemas visuales de diseño, gestión e implementación de procesos digitales.

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Herramientas como el Business Process Designer son útiles para modelar procesos de una manera visual, clara y estandarizada (con la notación BPMN 2.0)

Los modelos digitales se convierten en la documentación necesaria para comprender las funciones y actividades, pero no solo eso: cuando los sistemas BPM están integrados en plataformas Low-Code como WebRatio Platform, los modelos de proceso guían la ejecución de las actividades realizadas a través de aplicaciones web y móviles.

Con este enfoque de desarrollo basado en procesos se puede rastrear los datos fundamentales y extraer la información necesaria para una gobernanza adecuada.

¿Cuáles son las tareas que requieren más tiempo? entre ellas, ¿cuáles son digitales y automáticas? ¿Cuáles son las actividades que más demandan los clientes? ¿En qué se detienen por más tiempo? ¿Es posible mejorar la experiencia en línea? ¿Incluso, se puede automatizar aún más a través de tecnologías como RPA y AI?
Estos son solo algunos ejemplos de preguntas que pueden ser respondidas más fácilmente con el desarrollo de aplicaciones impulsado por la gestión de procesos.

La gobernanza puede ser simplificada y más segura, ya que se basa en información con un grado de certeza imposible de obtener sin los sistemas BPM.

Pero la seguridad de la información no es la única ventaja de las plataformas como WebRatio.

Los componentes de la gobernanza de procesos son seis^[3]y para cada uno es posible trazar un salto de calidad gracias a las plataformas Low-Code.

Componentes clave de la gobernanza de procesos	Ventaja de BPM de WebRatio Platform
Identificación de alto nivel de los principales procesos empresariales transversales de la empresa	El modelado en BPMN también permite la creación de subprocesos. Puede crear procesos macro, generales y de empresa que contengan los subprocesos definidos a nivel de división o función.
Claridad en los objetivos para definir indicadores clave de rendimiento (KPI) de estos procesos	El seguimiento de datos permite controlar con mayor certeza y detalle los KPI, incluso dividiéndolos por área de negocio, por división o función, por ejemplo.
Responsabilidades y propiedad para la gestión de los procesos empresariales, combinados con el poder, el control y las directrices adecuados	El modelado permite una definición clara de las funciones, responsabilidades y privilegios de acceso. Así es posible aplicar las directrices de una manera más sencilla.
Gestión de conocimientos sobre procesos para lograr la transparencia necesaria que permite decisiones rápidas, bien informadas y acciones relacionadas	La transparencia está garantizada por el modelo BPMN que describe el flujo de ejecución de forma estándar y disponible para todos, sin incurrir en problemas de interpretación. El seguimiento del desarrollo de las actividades y los datos tratados permite una mejor gestión del conocimiento de los procesos.
Sistemas de reconocimiento y recompensa alineados	La seguridad de los datos recogidos se refleja también en la certeza del reconocimiento de los KPI alcanzados.
Establecer prioridades en las que centrarse de acuerdo con los objetivos de la organización	La visión completa de los procesos, actividades y objetivos de negocio permite conocer más fácilmente cuáles son las prioridades en las que hay que centrarse. La orquestación de procesos permite la asignación de tareas según las reglas empresariales definidas.

No solo control de procesos, sino también prevención de riesgos

El modelado en BPMN no solo es útil para controlar y verificar la corrección de los procesos, sino también para tareas como la identificación de riesgos potenciales^[4].

Veamos algunos ejemplos de actividades que se apoyan en esta tecnología:

Identificación de los riesgos	Al dibujar el flujo de información y sistemas, se pueden ver los puntos críticos donde podría haber debilidades que puedan ser objeto de ciberamenazas
Mapeo de Controles de Seguridad	Al incorporar controles en el modelo, se asegura de que se implementen las medidas de seguridad necesarias para mitigar los riesgos y cumplir con las regulaciones
Planificación de la respuesta de los accidentes	Mapear los pasos y puntos de decisión involucrados en la gestión de incidentes puede mejorar la coordinación y la comunicación entre las partes interesadas durante situaciones críticas
Cumplimiento y Auditoría	Los diagramas BPMN ayudan a demostrar el cumplimiento de las normativas y estándares. Al mapear los procesos y controles a los requisitos relevantes, los auditores obtienen una visión clara del enfoque de la organización para la seguridad cibernética y la protección de datos

Las plataformas Low-Code como WebRatio Platform, que integran los sistemas BPM, aportan beneficios a toda la empresa, partiendo de la gobernanza. Permiten un salto de calidad, gracias a la simplificación del diseño y estructuración de los procesos, y un análisis y control más precisos, identificando y previniendo los riesgos con mayor precisión. Todo esto para alinear las actividades con las necesidades y objetivos de la empresa de forma más fiable.

Todo esto para alinear las actividades con las necesidades y objetivos de la empresa de forma más fiable.

Solicite una demostración de la plataforma WebRatio >

Fuentes

[1] https://www.bpminstitute.org/resources/articles/business-process-governance-more-effective-through-digitalization/#:~:text=Definition%20of%20business%20process%20governance&text=Process%20governance%20manages%20the%20alignment,power%20(Wikipedia%2C%202020)

[2] https://www.processexcellencenetwork.com/innovation/articles/laying-the-foundation-for-better-process-managemen

[3] https://www.bpminstitute.org/resources/articles/business-process-governance-more-effective-through-digitalization/#:~:text=Definition%20of%20business%20process%20governance&text=Process%20governance%20manages%20the%20alignment,power%20(Wikipedia%2C%202020)

[4] https://www.linkedin.com/pulse/7-tips-mastering-cyber-governance-bpmn-visualize-secure/

agosto 7, 2024 / WebRatio

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