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Come evitare di sprecare il 40% del budget nello Shadow IT

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Come evitare di sprecare il 40% del budget nello Shadow IT

Lo Shadow IT, anche detto “Stealth IT” è la pratica di creare applicazioni senza il coinvolgimento del reparto IT in azienda.[1] 

E’ molto diffusa tra il personale che non appartiene ai dipartimenti informatici, perché spesso non è soddisfatto dalla velocità di sviluppo di soluzioni digitali, oppure non crede valga la pena impegnare gli sviluppatori nella realizzazione di soluzioni semplici che, ad esempio, si possono creare con fogli di calcolo, database e interfacce personali, oppure si possono trovare online, come servizi di condivisione di dati, creazione di pdf, manipolazione grafica, invio di email, gestione dei contatti…

 

Il rischio di sicurezza dello Shadow IT

Il rischio maggiore della creazione di applicazioni o l’utilizzo di servizi online senza l’approvazione da parte del dipartimento IT è la possibile fuga di dati, per la mancata conformità alle policy di sicurezza.

Il 79%[2]  del personale in azienda, infatti, afferma che il maggior pericolo dello Shadow IT è la sicurezza dei dati,  perché nell’83%[2] dei casi i dati dell’azienda vengono salvati in soluzioni cloud di cui il dipartimento IT non è a conoscenza.

 

“Per 3 persone su 4 entro il 2025 lo Shadow IT sarà il rischio maggiore per la sicurezza dei dati aziendali” [2] 

 

Altri rischi derivano dal possibile turnover del personale, dall’avanzamento tecnologico e dall’incremento del business dell’azienda. I fogli di calcolo, come i database personali  e le logiche in essi contenute, possono andare persi nel passaggio di consegne o non essere utilizzabili da chi li riceve in eredità, perché viene meno il know-how di utilizzo quando il collaboratore che ha realizzato il suo applicativo personale lascia l’azienda.  
Dato che lo shadow IT non è gestito dai processi di qualità del dipartimento IT, nel caso di avanzamento tecnologico, le  applicazioni personali realizzate con sistemi precedenti possono non essere più utilizzabili con nuove versioni, ad esempio, di sistemi operativi, rendendo così i dati non più accessibili. 
Quando il business dell’azienda cresce, infine, i dati archiviati nei database personali diventano tali e tanti da risultare ingestibili, causando perdite di informazioni, blocchi ed errori che possono falsare i risultati delle analisi.

 

I costi dello Shadow IT

Si stima lo Shadow IT valga il 40%[3]  del budget allocato per le soluzioni informatiche e l'80%[4]  degli intervistati ammettono che utilizzano soluzioni non approvate dai dipartimenti IT.  Ma non tutto il male viene per nuocere, perché la creazione di queste applicazioni da parte degli esperti di business porta innovazione: il 77%[4]  dei professionisti crede che l’azienda possa trarre giovamento dall’adottare lo Shadow IT, perché le applicazioni realizzare sono “business-driven”, ovvero pensate e sviluppate dagli esperti per risolvere problemi di business e quindi con un’efficacia maggiore sui risultati aziendali rispetto a soluzioni “technology-driven”, che invece sono limitate dai vincoli tecnologici presenti in 
azienda.

Ci sono però anche altri costi potenziali[5]  legati allo Shadow IT: i costi legati al personale, che si dedica allo sviluppo invece che alle attività di business; i costi derivanti dalla perdita dei dati, dal difficile accesso alle applicazioni personali o dalla mancata integrazione con i sistemi aziendali; i costi derivanti dalle analisi sbagliate, a causa degli errori presenti nei fogli di calcolo e non facilmente rintracciabili, per la mancanza di sistemi di validazioni presenti nelle vere applicazioni aziendali.

 

Come evitare lo Shadow IT con il Low-Code

Se si paragonano i costi e i rischi dello Shadow IT con le risorse e i tempi necessari per sviluppare rapidamente applicazioni utilizzando una piattaforma Low-Code[6]  come WebRatio Platform, sono evidenti i vantaggi come l'aumento di produttività di sviluppo, la capacità di integrazione con i sistemi aziendali e l’aumento di coinvolgimento tra dipartimento IT ed esperti di processi di business.

Il Low-Code riduce il carico di lavoro degli sviluppatori, che quindi può sviluppare anche quelle soluzioni che fino ad oggi sono state Shadow, azzerando il rischio di sicurezza dei dati, perché la governance di sviluppo torna ad essere del dipartimento IT e può realizzare applicazioni conformi alle policy aziendali. 

 

Gli esperti di business possono focalizzarsi solo sul miglioramento del processi e non devono utilizzare tempo e risorse per la programmazione, utilizzando i linguaggi visuali, come BPMN o IFML come terreno comune[6]  con gli sviluppatori.

Se, ad esempio, l’area sales e quella di back-office utilizzano fogli di calcolo, database personali, sistemi di invio email e fatture in cloud, l’azienda deve sostenere i costi delle sottoscrizione ai servizi online, a cui si aggiungono il rischio di condivisione dei dati con terze parti e i costi nascosti per la mancanza di integrazione tra i sistemi, la duplicazione e la perdita dei dati e la mancata gestione condivisa dei sistemi.
In poche settimane si possono azzerare questi costi ricorrenti, realizzando con la tecnologia Low-Code un software gestionale su misura che integri le funzionalità di customer relationship management, email marketing e fatturazione elettronica, utilizzabile da tutto il personale di entrambe le aree d’interesse e gestibile anche da parte dell’amministrazione per l’analisi delle performance, che altrimenti non sarebbero visibili.

 

Il Low-Code aiuta a gestire il processo d’innovazione in azienda

Il vantaggio dello sviluppo Shadow IT di creare soluzioni innovative business-driven e direttamente realizzate dagli esperti di processo, con il Low-Code diventa parte integrante delle attività dell’azienda: è possibile far emergere dall’ombra tutte le applicazioni e i proof of concept nuovi, ma non conformi alle policy aziendali, per svilupparli in modo coerente, consistente e strutturato da parte del dipartimento IT con il supporto del personale delle altre business unit. In questo modo non solo si risparmia il 40% del budget normalmente sprecato in soluzioni momentanee, non ben progettate e che mettono a rischio i dati aziendali, ma si mette anche a frutto l’iniziativa di moltissimi professionisti che possono vedere le proprie idee di servizi innovativi realizzate in poco tempo e condivise tra più aree. 
Vediamo in breve i risultati che si possono ottenere:

  • maggiore soddisfazione da parte del personale;
  • maggiore coinvolgimento e stimolo all’innovazione in azienda;
  • possibilità di condivisione e riutilizzo delle applicazioni in tutte le aree aziendali;
  • integrazione dei differenti “micro servizi” per realizzare sistemi innovativi più complessi, che servono più persone e team in azienda;
  • migliore tracciamento e analisi di utilizzo dei sistemi informativi aziendali;
  • controllo più semplice di tutto il “parco software”, con risparmio di risorse e budget necessari alla gestione.

 

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Fonti

[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Shadow_IT

[2] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics#security

[3] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics

[4] https://track.g2.com/resources/shadow-it-statistics#usage

[5] https://www.techtarget.com/searchcio/tip/potential-costs-of-shadow-IT

[6] https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2022/02/09/how-low-code-and-no-code-tools-can-help-stave-off-shadow-it-and-the-great-resignation/

 

febbraio 22, 2022 / WebRatio

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