Process Governance: il salto di qualità con BPM e Low-Code

Digital Transformation | Low-code | Modernization

La governance dei processi aziendali gestisce l'allineamento delle diverse attività con le esigenze degli stakeholder interni ed esterni all’azienda. Riguarda i processi e le decisioni che mirano a verificare le prestazioni, definire le azioni e attribuirne l'ownership^[1].

Una governance corretta è fondamentale per capire, standardizzare e sapere come migliorare la creazione di valore all’interno dell’impresa e come questa viene trasmessa ai clienti.

La differenza fondamentale tra governance e management dei processi è che il primo guida il secondo verso gli obiettivi aziendali, controllandone la coerenza. Ma la governance senza il business process management non potrebbe mettere in pratica nessuna azione e soprattutto non potrebbe avere quelle informazioni che sono fondamentali per conoscere l’andamento dei processi e decidere quali correttive applicare.

La correttezza delle informazioni è un patrimonio di cui la governance non può fare a meno e, grazie alla digitalizzazione delle attività in ufficio, come nelle fabbriche o nei cantieri, oggi è possibile tracciare i dati in maniera dettagliata, semplice, sicura e affidabile, da cui estrarre le informazioni necessarie per conoscere l’andamento delle attività.

Tra i principi^[2] di un corretto process management, la creazione dei modelli è fondamentale, perchè consente la progettazione, la definizione e la scelta delle risorse necessarie per avere una conoscenza profonda e condivisa dei processi aziendali.

Qui entrano in gioco gli strumenti Low-Code come WebRatio Platform, perchè integrano sistemi visuali di progettazione, gestione e implementazione dei processi digitali.

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I tool come il Business Process Designer sono utili per la modellazione dei processi, in modo visuale, chiaro e standardizzato (con la notazione BPMN 2.0).

I modelli digitali diventano la documentazione necessaria per la comprensione dei ruoli e delle attività, ma non solo: quando i sistemi BPM sono integrati nelle piattaforme Low-Code come WebRatio Platform, i process model guidano l’esecuzione delle attività svolte attraverso le applicazioni web e mobile.

Con questo approccio allo sviluppo, basato sui processi, è possibile tracciare i dati fondamentali ed estrarre le informazioni necessarie per una corretta governance.

Quali sono le attività che richiedono maggior tempo? Tra queste, quali sono digitali e automatiche? Quali sono le attività che vengono più richieste dai clienti? Quali, invece, in cui si soffermano per più tempo? È possibile migliorare l’esperienza online? È possibile automatizzare ulteriormente attraverso tecnologie come RPA e AI?
Queste sono solo alcuni esempi di domande a cui si può rispondere più semplicemente con lo sviluppo delle applicazioni guidato dalla gestione dei processi.

La governance può essere quindi semplificata e resa più sicura, perchè basata su informazioni con un grado di certezza impossibile da ottenere senza i sistemi BPM.

Ma la certezza delle informazioni non è l’unico vantaggio delle piattaforme come WebRatio.

I componenti della governance dei processi sono sei^[3]e per ognuno è possibile tracciare un salto di qualità grazie alle Low-Code Platform.

Componenti chiave della governance dei processi	Vantaggio del BPM di WebRatio Platform
Identificazione a livello alto dei principali processi aziendali trasversali dell'azienda	La modellazione in BPMN consente anche la creazione di sottoprocessi. Si possono creare dei processi macro, generali e cross-enteprise, che contengono i sotto-processi definiti a livello di divisione o funzione aziendale.
Chiarezza sugli obiettivi per definire gli indicatori chiave di prestazione (KPI) di questi processi	Il tracciamento dei dati consente di monitorare con più certezza e dettaglio i KPI, anche dividendoli per area di business, per divisione o ruolo, ad esempio.
Responsabilità e proprietà per la gestione dei processi aziendali, combinati con il potere, il controllo e le linee guida appropriati	La modellazione consente una chiara definizione dei ruoli, delle responsabilità e dei privilegi di accesso. Così è possibile applicare le linee guida in modo più semplice.
Gestione della conoscenza sui processi per ottenere la trasparenza necessaria che consente decisioni rapide, ben informate e azioni correlate	La trasparenza è garantita dal modello BPMN che descrive il flusso di esecuzione in modo standard e condivisibile con tutti, senza incorrere in problemi di interpretazione. Il tracciamento dello svolgimento delle attività e dei dati trattati permette una migliore gestione della conoscenza dei processi.
Sistemi di riconoscimento e ricompensa allineati	La sicurezza dei dati raccolti si rispecchia anche nella certezza del riconoscimento dei KPI raggiunti.
Definizione delle priorità su cui concentrarsi in base agli obiettivi dell’organizzazione	La visione completa dei processi, delle attività e degli obiettivi di business, consente di conoscere più semplicemente quali sono le priorità su cui concentrarsi. L’orchestrazione dei processi consente l’allocazione delle attività in base alle regole di business definite.

Non solo controllo dei processi, ma anche prevenzione dei rischi

La modellazione in BPMN non è solo utile al controllo e la verifica della correttezza dei processi, ma anche per attività come l’identificazione dei rischi potenziali^[4].

Vediamo alcuni esempi di attività supportate dalla tecnologia:

Identificazione dei rischi	Disegnando il flusso di informazioni e sistemi, si possono vedere i punti critici dove potrebbero esserci debolezze soggette a minacce informatiche
Mappatura dei Controlli di Sicurezza	Inserendo controlli all’interno del modello, si assicura che vengano implementate le necessarie misure di sicurezza per mitigare i rischi e rispettare le normative
Pianificazione della Risposta agli Incidenti	Mappando i passaggi e i punti decisionali coinvolti nella gestione degli incidenti si può migliorare il coordinamento e la comunicazione tra le parti interessate durante situazioni critiche
Conformità e Audit	I diagrammi BPMN aiutano a dimostrare la conformità alle normative e agli standard. Mappando processi e controlli secondo i requisiti pertinenti, si fornisce agli auditor una chiara visione dell'approccio dell'organizzazione alla sicurezza informatica e alla protezione dei dati

Le piattaforme Low-Code come WebRatio Platform, che integrano i sistemi BPM, portano vantaggi a tutta l’azienda, a partire dalla governance. Consentono di fare un salto di qualità, grazie alla semplificazione della progettazione e strutturazione dei processi, ad una analisi e controllo più precisi, anche identificando e prevenendo i rischi con più accuratezza.

Tutto questo per allineare in modo più affidabile le attività alle esigenze e agli obiettivi dell’azienda.

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Fonti

[1] https://www.bpminstitute.org/resources/articles/business-process-governance-more-effective-through-digitalization/#:~:text=Definition%20of%20business%20process%20governance&text=Process%20governance%20manages%20the%20alignment,power%20(Wikipedia%2C%202020)

[2] https://www.processexcellencenetwork.com/innovation/articles/laying-the-foundation-for-better-process-managemen

[3] https://www.bpminstitute.org/resources/articles/business-process-governance-more-effective-through-digitalization/#:~:text=Definition%20of%20business%20process%20governance&text=Process%20governance%20manages%20the%20alignment,power%20(Wikipedia%2C%202020)

[4] https://www.linkedin.com/pulse/7-tips-mastering-cyber-governance-bpmn-visualize-secure/

luglio 10, 2024 / WebRatio

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